O escritório nunca mais foi o mesmo





Por
Carlos Alberto Teixeira
Fonte: O Globo

Nos últimos 20 anos, muitas águas rolaram no mercado de equipamentos, gadgets e tecnologia para escritórios. Foram muitos sucessos e alguns fracassos. Por exemplo, a ideia de que com o computador o escritório se veria livre do papel provou ser falsa - nunca se imprimiu tanto como hoje, mesmo com as campanhas ecológicas mecanicamente anunciadas no rodapé das mensagens de e-mails de empresas.



Outra falácia: o computador aceleraria brutalmente os processos de trabalho e daria às pessoas tempo livre como nunca sequer imaginariam que teriam. Sim, os processos ficaram mais rápidos, mas em geral, o funcionário só foi, cada vez mais assumindo diferentes tarefas.


AVANÇOS NO HARDWARE
Num ambiente de trabalho no início dos anos 1990, o arcaico telex já fora suplantado por máquinas de fac-simile, vulgo fax. Hoje, se uma empresa disser que só aceita proposta via fax, estará passando um claro atestado de que parou no tempo. Quanto ao computador de mesa, hoje temos laptops, netbooks, ultrabooks finíssimos, com dezenas ou centenas de vezes mais capacidades para processar e armazenar. E consumindo muito menos energia. Finos monitores LCD, plasma ou LED produzem imagens de alta qualidade. Também por menos.

As antigas impressoras conectadas a um ou outro desktop se transformaram em estações multifuncionais compartilhadas englobando as funções de copiadora e scanner, conectadas à rede interna e autenticando usuários via credenciais corporativas, para fins de alocação e centros de custo. Os telefones hoje são capazes de gravar lligações, oferecer serviços de sercretária eletrônica, de voz, chamadas em conferência e diversas outras funcionalidades.
Quanto às redes, elas estão cada vez mais wireless (sem fio). Essa transição se deu quase em sincronismo ao aparecimento de uma tendência tecnológica ainda mais impactante: a mobilidade. Primeiro via laptops. Depois via celulares, que não dão descanso nem a chefes nem a subordinados, permitindo que qualquer um seja encontrado em qualquer llugar, a qualquer hora. E o celular se tornaria mais inteligente, incorporando geolocalização por GPS.

Em seguida, com o surgimento de smartphones e tablets que se tornam cada vez mais poderosos, surgiu o fenômeno que hoje representa um pesadelo para as equipes de segurança digital corporativa: o "BYOD" (Bring Your Own Device = Traga Seu Próprio Dispositivo), em que funcionários trazem para o trabalho suas engenhocas particulares e, muitas vezes, querem integrar esses aparelhos aos processos de trabalho.

EVOLUÇÃO DO SOFTWARE
A evolução da engenharia de software permitiu o desenvolvimento de sistemas cada vez mais otimizados e sofisticadas - processadores de texto, planilhas eletrônicas etc. - que vêm promovendo melhoria no andamento dos trabalhos. E o que antes era uma rotina de trabalho individual, solitária e muitas vezes enfadonha, tornou-se mais colaborativa.

Mas a grande revolução se deu com as mídias sociais. Primeiro Twitter, depois Facebook, seguidos de seus similares e clones - e o mundo empresarial nunca mais foi o mesmo. Comunidades se formam em torno de produtos e serviços, tornando obrigatória a presença nessas mídias. Só há um preço a pagar: esses sites distraem os funcionários, gerando quedas importantes na produtividade. Sem gerenciamento, redes à vontade podem significar fracasso da empresa.

Na verdade, a internet acabou prejudicando em parte as empresas. Funcionários muitas vezes veem a produtividade desabar em função do tempo que passam navegando em sites não relacionados às suas funções.

Quanto ao expediente de serviços, se 20 anos atrás, o engajamento usual de um funcionário de escritório era uma jornada presencial de trabalho, hoje cada vez mais se fala em "home office", em que o empregado trabalha em casa, aproveitando regimes flexíveis de horário. Outro efeito positivo no processo de trabalho em escritório foi a adoção mais frequente das videoconferências.

Com a evolução tecnológica, a própria apresentação de dados passou a ser mais visual e menos escrita: Estudos apontam que o cérebro gasta 20% menos energia para absorver informações quandos os dados são apresentados visualmente.

O TAMANHO DO ESCRITÓRIO
Hoje armazenar dados é mais fácil e barato. Porém, gera outro problema: como gerenciar tanta informação? Já veio a resposta para isso, felizmente já veio. Trata-se do "Big Data", um conjunto de técnicas que permite mnierar esses grandes bancos de dados extraindo deles informação sintética e relevante.

Segundo o especialista em ambientes de trabalho Herman Miller, nos EUA, escritórios privados permanecem desocupados 77% do tempo. Esses dados apontam para a necessidade de espaços menores: trabalhando-se "móvel", o escritório pode ser mais enxuto.
- Embora os designers só tenham começado a repensar os ambientes de trabalho há uns 15 anos, em função da evolução tecnológica e da globalização, levou mais de dez para que eles chegassem a soluções eficientes - diz Leigh Stringer, diretor de Inovação e Pesquisa da Hok (Hellmuth, Obta & Kassabaum), empresa de design, engenharia e planejamento - Agora, conversa-se muito mais sobre estratégia com clientes corporativos. Eles estão mais dependentes dos seus parceiros, são mais globais.