CLASSIFICAR TEREFAS, UMA BOA FORMA DE ADMINISTRAR O TEMPO

Dicas para ser organizar melhor durante o dia de trabalho


Fonte: Boa Chance

No corre-corre diário, acabamos não conseguindo cumprir todas as tarefas, sejam elas profissionais ou pessoais. São Obrigações de trabalho, afazeres domésticos e outros compromissos que nem sempre damos conta.
- Se ao fim do dia, você fica com aquela sensação de que 24 horas é pouco para cumprir  com todos os itens de sua agenda, chegou a hora de parar e se planejar melhor - afirma o coach Robson Vitorino.


Segundo Vitorino, algumas regras e hábitos, se seguidos, ajudam a administrar melhor o tempo, principalmente no trabalho. Uma delas é classificar as tarefas em três categorias: as importantes, as urgentes e as circunstanciais. As importantes são as que exigem planejamento e prazo para serem feitas. As urgentes reúnem as atividades para as quais o tempo é sempre curto. Surgem em cima da hora e geram estresse, já as circunstanciais representam as tarefas desnecessárias, e que não geram resultados.

A escolha da ferramenta de trabalho também é importante. Para isso, diz o especialista, escolha a que se adapte melhor a seu perfil. Por exemplo: se você for digital, use seu smartphone. Caso não seja adepto das novas tecnologias, assuma a agenda de papel mesmo. Confira outras dicas:

PLANEJAMENTO DA SEMANA. O  coach sugere que isso seja feito num dia tranquilo. Prepare-se para o trabalho de oito a nove horas diárias e lembre-se de reservar espaço para saúde e descanso. Classifique as tarefas antes de lançá-la na agenda, que deve considerar 70% do tempo para afazeres importantes, 20% para os urgentes e 10% para os circunstanciais. E mais, segundo ele, cada bloco desses deve ter período determinado de duração, com horas para começar e  terminar.

LEITURA DE E-MAILS. Reserve tempo específico para ler e-mails. Não é mais produtivo ficar abrindo toda hora a caixa de e-mails. dependendo da tarefa que estiver realizando, é até melhor deixar seu programa de e-mails desligado.

CELULAR. Atualmente, o uso de smartphones é um dos principais responsáveis pela dispersão de atenção e mau uso do tempo nas empresas. Para ser menos interrompido pelo celular, classifique os dez últimos contatos, sejam por ligações, SMS ou Whatsapp, e veja  se foram importantes, urgentes ou circunstanciais.